¿Cómo funciona un software de nómina?

Para que cualquier empresa funcione, es necesario que sea capaz de gestionar adecuadamente la nómina, pues solo de ese modo se puede tener un registro claro sobre los pagos que se realizan y evitar cualquier error. A pesar de esto, el uso de sistemas especializados sigue siendo un tema nuevo para muchas empresas.

Es por eso que muchos empresarios siguen haciendo que sus empleados lleven a cabo la gestión de nóminas de manera manual, lo cual suele ser menos efectivo. Trabajar únicamente de manera manual es una tarea compleja que además de dar pie a que se presente cualquier error, puede tener varias desventajas como lo son: el gasto innecesario de tiempo y recursos. 

Por ello, es necesario buscar soluciones y el software de gestión de nóminas es una de ellas, por lo que es necesario conocer cómo funciona este sistema antes de aventurarse a adquirir uno.    

¿Cómo funciona un sistema de nómina?

Se conoce como software de nómina, a un tipo de sistema al que tienen acceso los empleados correspondientes y que ha sido diseñado específicamente para gestionar correctamente la nómina de las empresas. Este sistema debe ser capaz de ofrecer todo lo necesario para gestionar y almacenar grandes cantidades de información, además de ofrecer otras ventajas, entre ellas una mayor seguridad.

Un buen proveedor de este sistema te brinda la ayuda necesaria, para poder calcular todo lo que incluye el proceso de nóminas, desde el salario que debería tener cada empleado, dependiendo de su puesto de trabajo y funciones. En otras palabras, el sistema determina qué cantidad se les debe dar tomando en cuenta los impuestos, descuentos y horas extras. 

Uno de los problemas más comunes de las empresas, es lo complicado que puede ser el archivar los datos personales de los empleados. Este problema va aumentando conforme va creciendo la empresa, así que, la implementación de un buen sistema de procesos de nómina ayuda a agilizar y mejorar este proceso por medio de una base de datos, y por ende ayuda al crecimiento de la empresa. 

Una de las características principales de esta clase de sistemas, es que están diseñados para poder brindar la ayuda necesaria sin importar el tamaño de la empresa. Por lo mismo, aun si la empresa es pequeña puede hacer uso de este software, no es necesario esperar a ser muy grande.

¿Qué beneficios puede aportar?

Aunque son muchos los beneficios que puede aportar este tipo de software, lo cierto es que uno de los más notorios, es la confianza de los empleados. Esto se debe a que es más común de lo que se piensa, la incertidumbre y desconfianza que se tiene sobre la nómina, cuando el trabajo se realiza manualmente. 

Al contar con un sistema, los empleados tienen la certeza de que su sueldo llegará en los días acordados.

Cálculo de impuestos

El cálculo del impuesto sobre la nómina es una de las cosas que suele ser más complicadas de hacer, en especial cuando todo el trabajo se realiza de manera manual. Pero esto no es todo, siempre se corre el riesgo de que el cálculo no salga correctamente, lo que termina siendo muy problemático para las empresas. 

Un sistema especializado, permite que se disminuyan los errores que se pueden cometer al calcular y pagar los impuestos, pues su diseño brinda lo necesario para hacer cálculos exactos y automáticamente. Esta ventaja es de gran ayuda para evitar futuras complicaciones con el SAT.

Digitalización de documentos

Ocupar espacio de manera innecesaria ,es un problema muy común en el departamento de recursos humanos, pero esto no tiene que ser así. Al contrario, un beneficio que aporta este sistema es el de ahorrar espacio, digitalizar todas las nóminas y al mismo tiempo almacenarlas en la nube.

Esto ayuda a evitar también otra clase de problemas muy comunes como lo son: los recibos desaparecidos, daños en los expedientes o algunas filtraciones. 

Automatización 

Si calcular la nómina, es un proceso que además de tedioso puede llegar a ser muy tardado, el entregarlas también es un proceso que puede resultar fastidioso. Este proceso puede llegar a ser un dolor de cabeza para el departamento de recursos humanos, en especial si la empresa cuenta con muchos empleados.

Es precisamente por este motivo, que los sistemas de nómina están diseñados con la idea de hacer más rápido, fácil y efectivo este trabajo. Así que, sin importar cuántos empleados tengas en tu empresa, siempre podrás enviar las nóminas de manera automática.

Ahorras en costos

Independientemente de los costes que se generan al cometer errores durante la captura manual, también se generan costes por otros procesos que deben realizar los empleados. Por lo regular, esto se debe a que las empresas no cuentan con empleados que únicamente se dediquen a la captura, sino que más bien son empleados que deben realizar varias tareas. 

Aunque puede que en un principio, la sobrecarga de tareas no parezca ser tan problemática, el trabajo empeora durante las fechas de pago. Un software evita esta clase de situaciones y por lo mismo, puede ayudar a que una empresa ahorre bastante dinero. 

Ofrece varios servicios

Aunque esto puede variar un poco dependiendo del tipo de sistema que se esté utilizando, lo cierto es que la mayoría de software cuentan con varios servicios. Estos servicios te brindan la ayuda necesaria para cada tipo de necesidad que pueda tener tu empresa.

Algunos de estos sistemas ya vienen con varios módulos integrados, y dependiendo de cuáles sean tus necesidades, también puedes solicitar otros módulos. Uno de los módulos que más se usan en este software es el de recursos humanos, presupuesto personal, nómina, IMSS/SUA, asistencia, reporteador, supervisores, control de herramientas y capacitación.  

¿Cómo elegir un buen sistema? 

Dentro del mercado existen muchos sistemas que pueden ayudar a mejorar la manera en la que se trabaja en el área de recursos humanos, pero no todos funcionan igual. Es necesario elegir uno que se pueda adaptar a las necesidades que tiene tu empresa, por eso lo más aconsejable es guiarse por la manera en la que ayuda el sistema y lo que puede ofrecer. 

Un buen sistema además de contar con los módulos básicos, te puede ofrecer módulos adicionales, que ayuden a facilitar y mejorar la manera en la que se está trabajando. Sfera Nómina, es un sistema profesional que facilita llevar un control de manera más profesional y efectivo en el área de recursos humanos.  

Con Sfera Nómina, puedes tener la certeza de que el trabajo se realizará de manera correcta, siempre garantizando la seguridad que se necesita en cualquier empresa.