Hacer una nómina es de las tareas más importantes de una empresa, una de las razones es porque suele ser algo laborioso, pues cualquier error puede llevarte a problemas legales o a recibir sanciones administrativas.
Actualmente existen múltiples herramientas que permiten que este tipo de procedimientos sea menos laborioso. Aun así, para una persona que es nueva en esto y que quiere hacer un proceso de nómina por su propia cuenta, muchas veces se encuentra con el problema de cómo llenar una nómina paso a paso.
¿Cómo se realiza un proceso de nómina?
Antes de empezar a realizar una nómina, hay que tener en cuenta diferentes factores que influyen en el cálculo de la cantidad final, estos factores servirán mucho a la hora de llenar una nómina paso a paso.
- Tipo de contrato: Si es un contrato por tiempo definido o indefinido, si es jornada completa o media jornada, etc. Cada uno de los diferentes tipos de contrato tiene un cierto porcentaje que va destinado al Seguro Social u otras instituciones.
- Extras: Si ha realizado horas extras o días extras.
- Registro de ciertas actividades que pueden afectar al salario como algún incentivo: un ejemplo de ello pueden ser los bonos de asistencia.
- Bajas: Si ha tenido bajas de paternidad, maternidad o médicas.
Seguido de esto hay que saber clasificar el grupo de cotización al que pertenece el trabajador:
- Ingenieros y licenciados.
- Ingenieros técnicos y ayudantes titulados.
- Jefes administrativos y de taller.
- Ayudantes no titulados.
- Oficiales administrativos.
- Subalternos.
- Auxiliares administrativos
- Oficiales de primera y segunda.
- Oficiales de tercera y especialistas.
- Peones.
- Trabajadores menores de 18 años.
Una vez tomados estos datos por parte del trabajador es mucho más fácil el cómo hacer una nómina paso a paso. Pues con esta información el cálculo de la nómina final sería más adecuado.
- Calcular las percepciones: Los tipos de percepciones que se deben calcular son el sueldo bruto, prima vacacional, vales de despensa, fondo de ahorro y vacaciones; esta primera clasificación pertenece a las percepciones recurrentes. Así mismo también existen las percepciones extraordinarias como bonificaciones, comisiones, tiempos extra y premios.
- Calcular las deducciones: Las deducciones están obligadas por distintos reglamentos, tales como: IMSS, el ISR, INFONAVIT y el fondo de ahorro. Al igual que con las percepciones también existen deducciones extraordinarias como: faltas, incapacidades, préstamos y pensión alimenticia.
- Verificar los RFC de los colaboradores.
- Método de pago a los trabajadores: Este paso también conocido como “pagar a los empleados” se refiere a las diferentes maneras que tenemos para hacerles llegar su pago:
- STP: El sistema de transferencias y pago es una de las operaciones más usadas por las empresas debido a que se pueden hacer operaciones en tiempo real y con gran seguridad.
- Bancos: Para ello es necesario generar un layout de dispersión bancaria. Con este podrás efectuar el pago a los empleados mediante la banca por internet.
- Cheques: Este tipo de pagos no suele ser tan recurrente por las empresas debido a que se deben de llenar los datos en los espacios del cheque a mano, además, si el trabajador llena mal el cheque puede no ser aceptado y tendría que hacerse otro.
- Efectivo: Al igual que los cheques no muchas empresas suelen realizar el pago mediante este método, especialmente las empresas formales. Las empresas informales como algún mercado local son quienes más recurren a este tipo de pago.
- Timbrar la nómina: En esta parte hace referencia a certificar los pagos realizados a cada uno de los trabajadores. Para ello primero es necesario enviar la nómina en formato .txt o .xml directamente al proveedor autorizado de certificaciones que sea de tu preferencia, donde se deberá verificar si cumple con los requisitos del SAT. Si la verificación es exitosa, el timbrado se hará de forma automática, en el caso contrato se deberán de realizar correcciones y volver a enviarse.
- Mandar los recibos de nómina: Es obligación de la empresa el enviar los recibos de nómina, en la mayoría de los casos, por vía electrónica.
- Calcular y pagar los impuestos: Después de haber terminado con el proceso de cómo llenar una nómina paso a paso se deben de calcular y pagar todos los impuestos:
- Cuotas del IMSS e INFONAVIT.
- Impuestos sobre la nómina.
- ISR.
¿Cuáles son las consecuencias de no hacer una nómina de forma correcta?
Las consecuencias, como se ha mencionado anteriormente de no llenar una nómina correctamente paso a paso, pueden ir desde internas hasta consecuencias donde tenga que intervenir la ley.
Un mal cálculo en la nómina puede hacer que el pago de tus empleados se vea afectado, tanto de manera negativa como de manera positiva.
Además claro, en el peor de los casos, si no se realiza el timbrado de nomina en tiempo y forma podrías ser acreedor a diferentes multas o sanciones impuestas por la Autoridad Fiscal
Ventajas de usar un sistema de nómina.
Los software de nómina actualmente son herramientas de gran ayuda para todo tipo de empresas, pues los cálculos se realizan de forma más rápida, además de que cuentan con la ventaja de que se actualizan constantemente en caso de que haya algún tipo de cambio en la ley.
Este tipo de software se han creado para cubrir las necesidades de cada empresa, actualmente existen distintos tipos de software que te ayudan a controlar diferentes recursos de la empresa, como por ejemplo, los software de recursos humanos.
¿Dónde puedo adquirir un sistema de nómina confiable?
En SferaNómina contamos con software de nómina y recursos humanos adaptables a todo tipo de negocio. Una de las más grandes ventajas con nosotros es que constantemente actualizamos nuestros sistemas con las últimas modificaciones fiscales.
Por supuesto, la seguridad que brindamos, añadido a la disminución en el margen de error y a que el software es fácil de utilizar, ha hecho que cientos de empresas acudan con nosotros para integrar estos servicios.
